現代のビジネス環境において、履歴書の適切な保管は非常に重要です。特に組織・人事コンサルティングを行う企業にとって、履歴書の管理は信頼性と効率性を保つための基本的な要素です。本コラムでは、履歴書の保管方法とルールについて詳しく解説します。
- 履歴書のデジタル化
まず、履歴書のデジタル化は必須です。紙の履歴書は紛失や破損のリスクが高いため、スキャンしてデジタルデータとして保存することをお勧めします。デジタル化することで、検索や共有が容易になり、効率的な管理が可能となります。 - セキュリティ対策
履歴書には個人情報が含まれているため、セキュリティ対策が欠かせません。デジタルデータはパスワードで保護し、アクセス権限を設定することで、不正アクセスを防止します。また、定期的なバックアップを行い、データの消失に備えることも重要です。 - 保管期間の設定
履歴書の保管期間についても明確なルールを設ける必要があります。一般的には、不採用の場合には保管義務はありませんが3～6か月程度の間保管しているケースが多いです。一方で採用者については法的な義務があり、在職中及び退職日から５年間（2020年の労働基準法改正により、3年から延長されました。）は保管する必要があります。 - 法令遵守
履歴書の保管に関しては、各国の法令を遵守することが求められます。日本では、個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）に基づき、個人情報の適切な取り扱いが義務付けられています。具体的には、以下の点に注意が必要です：
個人情報の取得：履歴書を取得する際には、利用目的を明示し、本人の同意を得ることが必要です。
個人情報の利用：取得した個人情報は、明示した利用目的の範囲内でのみ利用することが求められます。
個人情報の第三者提供：個人情報を第三者に提供する場合は、本人の同意を得るか、法令に基づく適切な手続きを行う必要があります。
個人情報の管理：個人情報の漏洩、紛失、毀損を防ぐために、適切な安全管理措置を講じることが求められます。
個人情報の開示・訂正・利用停止：本人からの求めに応じて、保有する個人情報の開示、訂正、利用停止を行う義務があります。
- 定期的な見直し
履歴書の保管方法やルールは、定期的に見直すことが重要です。ビジネス環境や法令の変更に対応するため、定期的なレビューと改善を行い、常に最新の状態を保つようにしましょう。
まとめ
現代のビジネス環境において、履歴書の適切な保管は信頼性と効率性を保つために不可欠です。デジタル化、セキュリティ対策、保管期間の設定、法令遵守、そして定期的な見直しを行うことで、企業は履歴書の管理を効果的に行うことができます。これにより、個人情報の保護を確実にし、企業の信頼性を高めることができるでしょう。
