この記事で分かること
- 人履歴書はいつまで保管すればよいのか
- 採用者・不採用者で異なる履歴書管理の考え方
- 保管から廃棄まで、企業が押さえるべき管理方法
【履歴書はいつまで保管すればいいのか】
採用が終わったあと、履歴書をいつまで保管すればよいのか、迷うことはないでしょうか。
「とりあえずファイルに保管している」
「共有フォルダに入れたままになっている」
「採用者と不採用者で扱いを分けていない」
こうした状態は、決して珍しくありません。
履歴書には氏名・住所・経歴など、多くの個人情報が含まれています。そのため、「どこに保管するか」だけでなく、「誰が管理し、いつまで保管し、どう廃棄するか」まで決めておくことが重要です。
この記事では、履歴書の保管期間をはじめ、採用後の管理方法や廃棄まで、企業が押さえておきたい実務上のポイントを整理します。
【なぜ履歴書管理で問題が起きるのか】
履歴書の管理が曖昧になりやすい理由は、採用が終わったあとに管理の優先度が下がりやすいからです。
採用活動中は、履歴書を頻繁に確認し、選考状況とあわせて管理します。
しかし、採用・不採用が決まると、その後の保管や廃棄については後回しになりがちです。
その結果、
「誰が管理するのか」
「どこに保管するのか」
「いつまで保管するのか」
「いつ、どのように廃棄するのか」
といったルールが曖昧なまま、履歴書だけが残り続けることがあります。
履歴書には多くの個人情報が含まれるため、この状態を放置すれば、情報漏洩や誤廃棄などのリスクにつながります。
問題は、履歴書を保管することではなく、保管から廃棄までの運用が決まっていないことです。
【よくある間違い】
① とりあえず保管している
「何かあったときのために」という理由で、期限を決めずに保管しているケースです。これはリスクを長期間抱え続ける状態になります。
② 紙とデータが混在している
紙の履歴書とデータが別々に管理されているケースです。管理責任が曖昧になり、漏洩リスクが高まります。
③ アクセス権限が曖昧
誰でも見られる状態になっているケースです。特に共有フォルダ運用では起こりがちです。
【履歴書の本質】
履歴書の管理は「保管すること」ではなく、「適切に扱うこと」です。
個人情報としての管理
採用活動としての活用
そして不要になった際の適切な廃棄
この一連の流れを設計することが重要です。
特に見落とされがちなのが、「いつまで保管するのか」という視点です。
採用者については、法令に基づく保管義務があります。
一方で不採用者については、明確な義務はありませんが、一定期間保管する企業が一般的です。
重要なのは、「自社としての基準を明確にすること」です。
※当分の間とは？（終了時期は未定）
経過措置として旧ルールが継続しており、現時点では終了時期は定められていません。
ただし、これらのルールを個別に整えるだけでは、現場で運用されなくなることがあります。
大切なのは、履歴書の受領から保管・廃棄までを採用プロセスの一部として設計し、継続して運用することです。
【まとめ】
履歴書の管理は、採用活動の一部でありながら、見落とされやすい領域です。
しかし、保管期間や管理方法が曖昧なままだと、情報管理リスクや信頼低下につながります。
大切なのは、採用・不採用それぞれの保管期間を整理したうえで、誰が管理し、どこに保管し、いつ廃棄するのかまでルールとして決めておくことです。
履歴書を「とりあえず保管する」のではなく、受領から廃棄までを一つの流れとして管理することで、リスクを抑えながら効率的な運用につながります。
